Yleinen tietosuojaseloste

Vanhempaintoiminnan mentorit ry

1. Rekisterinpitäjä

Vanhempaintoiminnan mentorit ry
Rekisteröity 29.8.2018. Rekisterinumero: 222.226
www.vanhempaintoiminnanmentorit.fi

2. Yhteyshenkilö

Mika Jokinen, puheenjohtaja
vanhempaintoiminnan.mentorit@gmail.com
Puhelin: 045 189 1839

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta, viestintää ja markkinointia, ilmoittautumisia ja esim. laskutusta varten.

Vanhempaintoiminnan mentorit ry käsittelee seuraavia henkilötietoja:

  • Jäsenen nimi ja yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)
  • Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, toimenkuva, mahdollinen jäsennumero, jäsenyyden alkamisajankohta)
  • Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
  • Lisätiedot (esim. minkälaista mentorointia henkilö on valmis antamaan)

Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa rekisterinpitäjän tapahtumaan ilmoittautuneen rekisteröidyn etu- ja sukunimen, sekä mahdolliset yhteystiedot ja tapahtumaan liittyen annetut tarpeelliset tiedot. 

Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaan saattaa sisältää mm. seuraavia tietoja: sähköposti, puhelinnumero, osoite, syntymäaika, tai allergiatiedot.

Lisäksi maksullisessa tapahtumista tallennetaan maksutiedot.

4. Henkilötietojen käsittelijät jolle henkilötietoa siirretään

Avoine Oy (Yhdistysavaimella toteutetut verkkosivut) Hämeenkatu 7 B (PL 195), 33100 Tampere
https://www.yhdistysavain.fi/yhteystiedot/

5. Henkilötietojen säilytysaika

Suostumuksensa antaneiden sähköpostiosoitteet säilytetään markkinointiviestintää varten, kunnes suostumus perutaan. Kyselyihin osallistuneiden tiedot säilytetään vain siinä tapauksessa, että nämä ovat osallistuneet arvontoihin tms. ja ne poistetaan arvonnan suorittamisen jälkeen.

Tapahtumiin ilmoittautumisen näkökulmasta henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun on tarpeen rekisteröiden tehdyn ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi, enintään kahden vuoden ajan. 

Maksutietoja käsitellään kirjanpitoaineiston yhteydessä ja ne säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan. Tiedot poistetaan, kun niiden edellä määritelty säilytysaika on kulunut.

Jäsenyyteen liittyviä henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun jäsenyys on voimassa tai on muuten lain edellyttämällä tavalla jäsenyyden hoidon kannalta tarpeellista.

6. Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat erilaiset jäsenryhmät, tapahtumiin ja kyselyihin osallistujat sekä markkinointiviestintäluvan antaneet.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta. Tapahtumissa osallistujan ilmoittamat tiedot.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisteritietoja voidaan jakaa Vanhempaintoiminnan mentorit ry:n sisällä, sekä tapahtuman sidosryhmien kesken. 

Digitaalisessa muodossa tallennettujen tietojen palvelinympäristöjen toimittajat ja niiden alihankkijat saattavat käsitellä Henkilötietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolella.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. 

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

11. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. 

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 6.9.2019.